La temporada navideña, crucial para el comercio colombiano, también trae consigo una gran responsabilidad fiscal. 

Recientemente, la DIAN cerró 35 almacenes y restaurantes por no cumplir con la normativa de facturación electrónica y formuló pliegos de cargos a 129 establecimientos en Bogotá. Este escenario resalta la urgencia de que las empresas, especialmente las PYME, se adapten a las nuevas exigencias fiscales para evitar sanciones y mejorar su competitividad.

"No podemos seguir viendo la facturación electrónica como un simple requisito administrativo. Es una herramienta estratégica que fortalece la transparencia, optimiza los procesos internos y facilita la confianza con los clientes. Durante la temporada navideña, el incumplimiento no solo expone a las empresas a sanciones económicas, sino que afecta de manera directa su reputación en un mercado altamente competitivo", destacó Alejandro Silva, gerente general de Sovos Saphety Colombia.

Consejos para evitar multas y optimizar la temporada navideña

Revise el calendario de la DIAN y manténgase actualizado con las fechas clave: Conozca los plazos específicos para la facturación electrónica según el calendario fiscal de la DIAN. Cumplir con estas fechas es esencial para evitar sanciones y problemas durante la temporada alta. Planificar con antelación ayudará a minimizar errores y omisiones.

Adopte la facturación electrónica POS: La facturación electrónica POS no solo le permite cumplir con la normativa, sino que mejora la eficiencia operativa, especialmente cuando las transacciones aumentan en navidad. Este sistema agiliza los procesos, reduce el riesgo de errores y mejora la experiencia del cliente al ofrecer recibos claros y accesibles.

Verifique y valide los datos antes de emitir las facturas: La exactitud de los datos es crucial en la facturación electrónica. Revise minuciosamente la información, como el NIT del comprador y los impuestos aplicables, para evitar inconformidades, auditorías fiscales y sanciones. Implementar un sistema de doble verificación puede ser una buena práctica para asegurar la precisión.

Capacite a su personal en cumplimiento fiscal: Aunque la facturación electrónica automatiza muchos procesos, la formación del equipo es esencial para evitar errores humanos. Capacitar a su personal sobre las herramientas tecnológicas y las normativas fiscales vigentes asegura que todo el proceso se maneje correctamente, reduciendo riesgos y mejorando la eficiencia.

Mantenga un respaldo organizado y accesible de los documentos fiscales: Almacene las copias de las facturas electrónicas de manera ordenada y accesible, preferiblemente en plataformas en la nube. Esto no sólo le ayudará a cumplir con las regulaciones de la DIAN, sino que garantizará la disponibilidad inmediata de la información en caso de auditorías o revisiones fiscales.

Confíe en expertos para la implementación y soporte continuo: La implementación y el cumplimiento de la facturación electrónica pueden resultar complicados. Contar con asesores especializados le permitirá cumplir con los plazos establecidos y optimizar su sistema de facturación, adaptado a las necesidades de su negocio. Externalizar este servicio es una inversión que previene riesgos y mejora la eficiencia operativa.